以坚守致敬平凡 暑期学生档案工作有序进行

時間:2019-08-08浏覽:148編輯:李思維攝影:    通訊員:設置

恪盡職守、埋頭苦幹,以堅守致敬平凡。檔案館克服人手少、時間緊、任務重的困難,團結協作、嚴謹細致、有效創新,有序地進行暑期學生檔案工作。截至7月30日,已整理投遞畢業生檔案4026卷,接收研究生新生檔案2652卷,接待查閱檔案320余人次,做到“人走檔案走、人到檔案到、人查檔案有”。

科室聯動,全館統籌團結協作。暑期伊始,檔案館就進入了繁忙的“學生檔案工作季”:畢業生檔案整理投遞、研究生新生檔案接收、學生檔案閱檔查詢,這三項工作將貫穿整個暑期,每天辦理業務的人員絡繹不絕,咨詢電話響個不停。面對人手緊缺這一困難,全館召開暑期學生檔案工作專題研討會,並形成共識,抽調2名人事檔案人員協助畢業生檔案投遞,4名熟悉學生檔案業務的人員隨時替補;全館上下齊動手,騰空會議室整理畢業生檔案;培訓全體人員接聽咨詢電話,保證學生檔案室暑期一直有人值班,並能及時處理學生檔案事宜。在全館人員的共同努力下,暑期學生檔案各項工作得以有條不紊地開展。

流程管控,嚴謹細致確保無誤。“檔案工作,再嚴謹亦不爲過”。畢業生檔案投遞主要包括畢業生材料收集、整理、複核、裝袋、密封、寄送、查詢等諸多環節。每卷畢業生的檔案材料少則6件,多則13件,任一個環節出現問題,任一份材料出現錯誤,都會直接影響畢業生的工作和升學。爲做到“零失誤”,檔案館梳理工作流程,分三階段、六步驟,標注“易錯點”並隨時監督記錄,嚴格流程管控。投遞工作前,與各學院輔導員、教務處、就業辦等聯系,催繳各項畢業生材料;移交材料清點無誤後,再進行兩次核對,確保每一個檔案袋裏的材料准確、齊全;每一個畢業生的所有檔案材料核對無誤後,進行第一次封檔,檢查騎縫章是否完好,再放入高校畢業生檔案專用袋,進行二次密封;寄發EMS前再次核查地址、人名。在此過程中,做到流程管控、責任到人,每份必核、隨機抽查。

數據利用,有效創新便利高效。“人走檔案走、人到檔案到、人查檔案有”是檔案館確立的學生檔案工作目標。學生檔案系統建成後,檔案館人員花費大量時間,把所有學生檔案進出庫的數據錄入系統並一一核對。“學生檔案數據”始終處于激活的狀態,只要是“發生過”的事情,系統都能立馬“想起來”給出正確的答案。積極利用學生檔案大數據,除了緩解檔案館高峰期工作量大、人手不夠的困境外,更重要的是學生檔案離校和入校後,學生可以隨時隨地登錄系統查看自己的檔案動態,及時了解檔案去向,極大方便了畢業生和新生。自2018年始,檔案館郵寄學生檔案都以官方短信予以告知,得到了一致好評。今年則進一步完善,把系統數據和短信內容結合起來,將“離校日期、郵政單號、檔案接收單位及其詳細地址”以短信形式告知每一位畢業生。

在學校建設高水平大學的關鍵時期,檔案館直面困難、努力創新,以堅守致敬平凡,以專業追求卓著,打造獨具特色的上理檔案文化,進一步滿足師生、校友和社會的需求,服務學校高水平大學建設。


整理學生檔案


供稿:檔案館


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